СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

Автоматизация бюджетирования в ОАО "Молдавский Металлургический завод"

ОАО "Молдавский Металлургический завод" - более 15 лет на международном рынке металлопроката.

Задача

В 2000 году экономической службой ММЗ была проведена комплексная проверка предприятия. Основной целью было выявление «узких мест», мешавших заводу достичь уровня производства стали в 1 млн. тонн в год. Обнаружилось, что информация поступает из подразделений с большим опозданием, а некоторые необходимые данные вообще отсутствуют. Как косвенное подтверждение несогласованности информационных потоков была выявлена нестыковка затрат завода из месяца в месяц. Такая ситуация сильно осложняла принятие оперативных управленческих решений. Существование на предприятии разрозненных баз данных требовало ручного переноса информации из программы в программу. Таким образом, значительно возрастала вероятность возникновения ошибок.  

Передача данных из подразделений осуществлялась разными людьми и по различным каналам связи. Фактически, никто не нес персональной ответственности за достоверность, полноту и своевременность предоставления информации. 

Таким образом, был выявлен целый ряд достаточно существенных проблем, стоявших перед предприятием:  Низкая оперативность в принятии управленческих решений;  Двойной ввод информации;  Отсутствие персональной ответственности руководителей за предоставляемые их подразделениями данные. 

Решение

В 2003 году руководством Молдавского металлургического завода было принято решение о внедрении на предприятии автоматизированной системы бюджетного управления. Главной целью при этом являлось своевременное получение всей необходимой информации для принятия оперативных управленческих решений.  Специалисты предприятия определили, что поставленные вопросы невозможно реализовать своими силами с применением традиционных программных средств: многие операции попрежнему пришлось бы выполнять вручную. Был проведен внутренний тендер по выбору специализированной системы бюджетирования. После обстоятельного изучения рынка руководство ММЗ решило внедрить на заводе систему Geac Performance Management корпорации Geaс. Она удовлетворяла потребности топ-менеджмента как по соотношению цена-качество, так и с точки зрения выполняемых функций. В качестве партнера для реализации проекта было решено привлечь компанию «КОРУС Консалтинг», являющуюся Платиновым Сертифицированным Консалтинг-Партнером и официальным представителем в СНГ и странах Балтии корпорации Geac. Кроме того, «КОРУС Консалтинг» имеет большой опыт работы на крупных металлургических и металлообрабатывающих предприятиях: в числе клиентов компании Первоуральский Новотрубный и Соликамский магниевый заводы.  При внедрении Geac Performance Management важной целью было построение на заводе системы бюджетирования, которая объединяла бы в себе данные, поступающие из различных источников. Ее создание позволило значительно увеличить скорость доступа к информации о затратах, об отклонениях от финансового плана и др. Это означает, что у руководства завода появился действенный инструмент для принятия оперативных управленческих решений.  Существовавшая ранее практика двойного ввода информации исчезла вместе с переходом завода к формированию бюджета в единой системе. Все пользователи теперь вводят данные непосредственно в Geac Performance Management. В нее же поступает вся необходимая информация из других систем.  При внедрении в каждом подразделении завода на уровне изменения должностных инструкций был определен сотрудник, который несет персональную ответственность за вводимые данные. Это позволяет не столько найти виновных в случае возможной ошибки, сколько упорядочить и стандартизировать процесс ввода информации в Geac Performance Management. В результате пользователи стали гораздо более ответственно относиться к достоверности предоставляемых ими данных.  Металлургическое предприятие отличается довольно сложной структурой и обилием обрабатываемой информации. В связи с этим одними из самых сложных задач на этапе внедрения были ввод в систему данных и интеграция ее с другими информационными системами ММЗ, такими как АСУТП, АСУПП, программными продуктами на базе FoxPro и 1C, а также с Oracle. Для этого требовались совместные усилия всех подразделений завода. Ситуация осложнялась тем, что в этих системах зачастую просто отсутствовали данные, необходимые Geac Performance Management для осуществления, например, план-факт анализа.  Еще одной важной задачей было создание на ММЗ системы планирования ежемесячного бюджета. Реализовав механизм в Geac Performance Management, предприятие получило возможность опираться на эту информацию в своей ежедневной деятельности и лучше ориентироваться при составлении годового плана. Кроме того, в систему заложен механизм планирования на 3 и на 5 лет. После ввода необходимых данных с ее помощью можно будет формировать также и долгосрочные бюджеты. 

Работа над проектом была осложнена предыдущим неудачным опытом внедрения на заводе информационной системы. С этим было связано первоначально настороженное отношение персонала предприятия к Geac Performance Management. Однако ее удобство и эффективность помогли преодолеть психологический барьер. Негативное отношение пользователей сменилось готовностью работать с новой системой.  Реализация первого этапа проекта (формирование концепции бюджетного управления и планирования бюджетов) заняла около 8 месяцев. На заводе около 120 человек используют систему в своей деятельности. Geac Performance Management охвачены примерно 80 подразделений предприятия, которые теперь принимают самое активное участие в процессе формирования бюджета. Контроль над этим процессом осуществляет общий координационный центр. Общее число формируемых бюджетов достигает 100. Сегодня продолжается работа над реализацией второго этапа: формирование, сбор и загрузка фактических данных в систему и анализ. Имеется возможность загрузки фактических данных в части прямых затрат (нормируемое сырье, энергоносители), продолжается работа по загрузке этих данных в части накладных расходов.

Результат

Упрощение доступа к оперативной информации и повышение ее оперативности  В результате внедрения на Молдавском металлургическом заводе Geac Performance Management был значительно упрощен доступ к оперативной информации. Система позволила раскрыть перед руководством ММЗ картину имеющихся у предприятия скрытых резервов и определить «узкие места». Исполнители стали значительно ответственнее относиться к достоверности данных, предоставляемых ими.  Возможность самостоятельного развития системы бюджетирования  Молдавский Металлургический завод получил систему с большим потенциалом, мощный инструмент для дальнейшего развития Geac Performance Management практически не имеет ограничений по своей производительности. Сотрудники предприятия приобрели опыт, позволяющий им самостоятельно совершенствовать систему бюджетирования.  Создание единых технологических справочников  Еще одним дополнительным результатом проекта можно назвать то, что внедрение Geac Performance Management способствовало созданию на заводе единых технологических справочников. 

На данном этапе топ-менеджмент предприятия разрабатывает стратегический план развития информационных технологий. Так, в будущем планируется продолжать их активное развитие. И в процессе решения этой задачи руководство ММЗ планирует и далее привлекать к сотрудничеству компанию “КОРУС Консалтинг”.