ШАГ № 2. Автоматизация загрузки файлов
Несмотря на первые шаги по оптимизации процесса, у Леонида много ручных задач: открыть письмо, скачать файл, открыть файл, проверить на ошибки, отправить на исправление. И не забыть вовремя проконтролировать, кто подал документы, а кто нет.
Он не программист, поэтому ищет простой и понятный инструмент, который можно поставить на рабочий компьютер и не переживать за безопасность. Один из вариантов — это бесплатный продукт Power Automate Desktop от Microsoft. Все что нужно для его использования — учетная запись Microsoft, которая есть почти во всех крупных компаниях.
Система позволяет работать с папками, файлами на компьютере, почтой, MS Excel и другими объектами. С ее помощью можно автоматизировать практически любое действие пользователя. А если для настройки недостаточно уже созданных пунктов, ее можно легко автоматизировать при помощи прописанного порядка действий.
Сначала Леониду нужно избавиться от процесса сохранения присланных файлов из почты в локальную папку. В компании все отправляют письма в Microsoft Outlook, поэтому будем использовать его. Открываем соответствующее действие и создаем нашу автоматизацию.
В нашем первом потоке (такие наборы действий называются «потоком») мы запускаем Outlook и извлекаем сообщения электронной почты. Чтобы каждый раз не скачивать всю почту, которая когда-либо приходила, Леониду нужно указать дополнительные параметры:
- Почтовая папка: ФайлыДляОтчетности
- Извлечь: только непрочитанные сообщения
- Где сохранить вложения: С: \Users\LeonidFromSparta'Desktop\Выгруженные файлы
- Cоздаваемые переменные: RetrievedEmails