СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

23.03.2018

Бюджетирование: переход от электронных таблиц к автоматизированной системе бюджетного управления (АСБУ)

Традиционно электронные таблицы являются одним из самых удобных инструментов для экономистов для подготовки бюджетов, бизнес-планов, план-факт отчетности: они достаточно гибки в использовании, легко и понятно адаптируются под меняющиеся требования в отчетности компании. Немаловажен тот факт, что приложение с электронными таблицами входит в стандартный пакет офисных программ, то есть не требует дополнительных вложений в ПО. Однако при всех имеющихся положительных сторонах использования электронных таблиц в подготовке бюджетов они также обладают рядом ограничений и существенных недостатков. Именно поэтому все больше компаний выбирают специализированное программное обеспечение для выполнения перечисленных выше задач, создавая бюджеты в промышленной автоматизированной системе.

Ниже приведены основные требования, которые возникают у бизнеса в процессе подготовки и контроля исполнения бюджета, а также ряд ограничений электронных таблиц, которые успешно решаются с помощью промышленной системы:

Потребность

Офисный пакет с электронными таблицами

Промышленная автоматизированная система

1.      

Подготовка бюджетов, консолидация данных

Бюджеты формируются компаниями в разрозненных файлах, что усложняет и делает непрозрачным процесс консолидации данных. Процесс согласования бюджетов также является непрозрачным, и может возникнуть вопрос: а какая версия бюджета (файла) последняя и актуальная?

За счет создания единого информационного пространства для процессов формирования бюджетов и сбора фактических данных повышается достоверность и прозрачность данных, а также сокращается трудоемкость на подготовку консолидированных бюджетов. Утвержденная версия бюджета одна, не возникает споров по поводу ее актуальности. Автоматизация регламента бюджетного процесса в системе позволяет контролировать процесс, сделать его более прозрачным, а также сократить сроки на подготовку бюджетов

2.      

Единые принципы управленческой отчетности

В связи с тем, что бюджеты формируются компаниями в разрозненных файлах, единые принципы учета, скорее всего, не соблюдаются, отследить это не всегда просто. В результате консолидированные данные не всегда могут быть достоверными

За счет создания бюджетной модели в едином аналитическом пространстве для всех компаний в системе будут заложены единые принципы, принятые, например, в головной компании. Таким образом, консолидированные данные будут релевантны для анализа

3.      

Подготовка план-факт отчетности

Часто в группе компаний учет фактических данных в разных компаниях осуществляется в разных информационных системах. В виду отсутствия интеграции этих разрозненных источников с бюджетной моделью, созданной в электронных таблицах, отчетность может формироваться с запозданием

Автоматическая интеграция АСБУ с различными источниками фактической информации позволяет значительно сократить трудоемкость на подготовку отчетов об исполнении бюджетов, оставляет больше времени сотрудникам для анализа план-факт отклонений

4.      

Моделирование и сценарный анализ

Бюджетирование в электронных таблицах чаще всего ограничивает потребность бизнеса в сценарном моделировании, так как при изменении одного из параметров (курс валют, % инфляции, % индексации и т.п.) требуется создание отдельных версий Excel-файлов, что трудоемко

В АСБУ существует возможность создать полносвязную бюджетную модель с расширенным набором драйверов/параметров, которые необходимы бизнесу для анализа. Таким образом, при изменении какого-либо драйвера пересчет модели происходит автоматически при создании взаимосвязей между бюджетными блоками. Сравнивая полученные сценарии бюджетов между собой, руководство компании получает больше  возможностей для принятия наиболее оптимальных управленческих решений

5.      

Бюджетный контроль договоров, обязательств

При ведении бюджетных лимитов (в виде выплат по договорам на закупку, например) в файлах электронных таблиц у компании меньше возможностей своевременно и безошибочно контролировать расход бюджета, что в конечном итоге может привести к необоснованным тратам

При автоматической интеграции АСБУ и казначейской системой контроль за исполнением бюджета осуществляется в кратчайшие сроки, человеческий фактор сведен к минимуму

6.      

Доступ руководства к актуальной информации для анализа и принятия решений

Потребность в обеспечении руководства компании инструментом анализа информации (анализ KPI, факторный анализ показателей, сценарный анализ, план-факт анализ) в файлах электронных таблиц трудно выполнима, ограничивается рамками файла, направляемого по почте/выложенного на сетевой ресурс, он не всегда «под рукой», получение файла зависит от ответственного сотрудника

В АСБУ возможно создание «витрин для руководителя» с представлением необходимой информации в виде всевозможных графиков, таблиц, факторным анализом. Информация на них будет всегда актуальна, если настроена автоматическая интеграция АСБУ с системами учета данных. Доступ к информации регламентирован правами доступа в системе, для получения информации можно использовать даже мобильный телефон/чат-бот в Telegram

 

Как отмечалось выше, все больше компаний принимают решение о внедрении автоматизированных систем для целей бюджетирования, формирования консолидированной отчетности, план-факт отчетов. Если Ваша компания столкнулась с одной или несколькими потребностями, приведенными выше, которые не покрываются с помощью возможностей офисного пакета с электронными таблицами, то, возможно, Вам тоже стоит задуматься над выбором платформы для внедрения АСБУ.