МСК +7 (495) 001-38-72

Бюджетирование в ритейле: особенности и автоматизация

26.11.2019|  Татьяна Резниченко

Бюджетирование в ритейле: особенности и автоматизация

Основы бюджетного управления

Одной из основных задач бюджетирования для большинства компаний является синхронизация целей менеджмента с целями акционеров. В рамках процесса бюджетирования менеджмент компании решает, по какому направлению будет двигаться компания в среднесрочной и долгосрочной перспективах – в течение года или нескольких лет; а также через бюджетные показатели сообщает это направление всем сотрудникам и подразделениям: продажам, коммерции, логистике и др. 

Выстраивая бюджетные показатели, необходимо следить, чтобы они были согласованы с целями акционеров, не противоречили друг другу и мотивировали сотрудников на их выполнение. 

Помимо синхронизации целей акционеров и менеджмента, бюджетирование позволяет:

  • прогнозировать и контролировать исполнения бюджетов, 
  • планировать ресурсы (денежные средства, оборудование, персонал, производственные мощности) на среднесрочном и стратегическом горизонтах, 
  • строить сценарный анализ вариантов развития компании, 
  • анализировать эффективность подразделений. 

Компании предпочитают формализовать процесс с помощью специализированных систем. Внедрять можно как готовые системные решения с уже заложенной методологией бюджетирования, так и разработанный продукт под определенную компанию с учетом наработанных результатов и особенностей бизнес-процессов. Оба подхода подразумевают применение лучших отраслевых практик.

Системы класса CPM, которые внедряет наша компания, предназначены для автоматизации процессов бюджетирования и обычно сфокусированы на задачах среднесрочного и долгосрочного планирования. Оперативное планирование, как правило, остается функцией систем ERP, где ведется учет договоров, поставок, продаж и других процессов, формирующих данные для краткосрочных прогнозов и бюджетного контроля. Это часть бюджетного управления, вынесенная в учетные системы.

Стратегическое финансовое планирование, которое предшествует долгосрочному, предполагает применение относительно простых моделей, связывающих существенные изменения бизнеса и отражающих результат применения этих стратегий: слияния, поглощения, открытия новых направлений, изменения бизнес-модели и т.п. Цели, которые ставят менеджменту акционеры и совет директоров, имеют измеримые показатели. Они отражаются в системе бюджетирования в качестве цели для достижения и ориентира при подготовке бюджетов.

Особенности ритейла как отрасли

Ритейл пережил фазу укрупнения, и сегодня это сформировавшийся рынок. Большие розничные сети заняли около 40% доли продовольственного рынка. 

Умение ритейлеров грамотно и эффективно использовать технологии продаж, позволило розничным сетям занять свое место на рынке, и они стали активно взаимодействовать не только с конечным потребителем, но и с производителем, став связующим звеном между ними. Возможность поставлять свой товар в торговые точки, размещать его на желаемой для поставщика "полке", оплата услуг торгового маркетинга, проведение промо акций – все это становится для поставщиков маркетинговой услугой. 

Особенности ритейла как отрасли нашли свое отражение в организации процесса бюджетирования. Выражается это в высокой концентрации внимания на планировании продаж и закупок, структуре категорий предлагаемого ассортимента, рентабельности каждого торгового объекта. Сложным этапом является достижение договоренности между подразделениями, отвечающими за конечную продажу товаров, и коммерцией, отвечающей за ассортимент и работу с поставщиками, в части структуры выручки и темпах изменения динамики продаж. Высокая конкуренция в отрасли мотивирует на построение максимально эффективного и прозрачного процесса планирования, где видна прямая связь между параметрами планирования и уровнем эффективности деятельности.

Автоматизация бюджетирования в ритейле

Выделим ключевые выгоды от внедрения современных систем бюджетирования в ритейле:

  • Непротиворечивость целей различных подразделений. Система бюджетирования позволяет построить связанную модель бюджетов подразделений и выйти на общие непротиворечивые цели, которые, с одной стороны, отвечают задачам акционеров, а с другой стороны – распределяют ответственность за их достижение между службами. 
  • Обеспечение связанности планирования. Как правило, планы развития сильно влияют на все прочие показатели и бюджеты, и для них характерны частые изменения. Система бюджетирования позволяет менеджменту планировать и прогнозировать эффекты от таких изменений на общие показатели торговой сети, в том числе на показатели БДР (бюджет доходов и расходов) и БДДС (бюджет движения денежных средств). Как следствие, можно своевременно реагировать на те или иные отклонения и адаптировать стратегические и тактические действия с учетом меняющихся условий. Система бюджетирования также помогает планировать ключевые ресурсы компании: денежные, производственно-логистические, трудовые. 
  • Планирование продаж является ключевым блоком процесса бюджетирования, от которого зависят остальные этапы. Автоматизация позволяет ускорить процесс планирования продаж, одновременно убрав необходимость в параллельном ведении двух версий бюджетов продаж и коммерции, и их дальнейшем сопоставлении. Как следствие, результат получается более согласованным и отвечающим целям акционеров. 
  • Использование автоматизированной системы позволяет включить в процессы планирования все ЦФО, тем самым повысив уровень ответственности за выполнение планов. 
  • С помощью современных систем бюджетирования можно дать пользователям возможность для более глубокого анализа планов и результатов их исполнения. В частности, с помощью системы бюджетного управления мы можем повысить объективность в оценке рентабельности подразделений, применяя более объективные драйверы при распределении доходов и расходов. Например, если для оценки расходов на доставку товаров из РЦ (распределительных центров), относящихся на БДР магазина, компания использует «упрощенную» базу – например, выручку магазина, то с внедрением более функциональных инструментов можно учитывать как структуру продаж магазина в разрезе групп товаров, так и расстояние до магазина. Таким образом, получаем более объективную оценку рентабельности каждого магазина. 

Результатом проектов для ритейлеров становится модель, связывающая планы спроса и предложения. Она исключает ситуации планирования необоснованно завышенных или заниженных показателей. Бюджетная модель дает прозрачное представление изменения динамики показателей через драйверы и бюджетные гипотезы. Это повышает качество планирования, растет ответственность за выполнение показателей. 

Автоматизированная модель бюджетирования позволяет избежать наиболее часто встречающихся ошибок при планировании в ритейле:

  • каждый новый магазин будет иметь такую же рентабельность, как выбранный открытый ранее аналог; 
  • управление наполнением и маржинальностью категорий зависит только от решений ритейлера. 

Можно предложить покупателю альтернативу, но нельзя принять решение за него. При изменении предлагаемого ассортимента и ценового диапазона следует очень внимательно следить за откликом покупателей на вводимые изменения. Управление изменениями спроса и маржинальности происходит медленно и очень сильно зависит от общей ситуации на рынке ритейла, одной из самых высоко конкурентных отраслей. Бизнесу нужно задаваться вопросами, которые помогут ему лучше узнать своего клиента, суметь удовлетворить его потребности, оставаясь в целевых показателях рентабельности.

Одним из инструментов поиска ответов на поставленные вопросы является бюджетирование. А формируемая в системе бюджетирования аналитическая отчетность по структуре продаж, доходности сегментов рынка, форматов магазинов с учетом региональной специфики, позволяет увидеть возникающие разрывы между планируемыми ожиданиями менеджеров и текущим положением спроса и предложения. 

В следующих материалах мы более детально рассмотрим отдельные блоки процесса бюджетирования в ритейле.

Связаться с нами

Хотите узнать больше по данной теме? Напишите нам.

Хотите узнать больше по данной теме? Напишите нам.