СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

20.08.2018

Чек-лист CFO: выбираем систему бюджетирования

Единственное, что постоянно, это изменения. Появляются и активно растут новые компании, увеличивается количество филиалов, открываются новые направления деятельности, новые форматы магазинов, новые географические рубежи компании, привлекаются внешние инвестиции; оцениваются и закрываются неэффективно работающие бизнесы, закрываются филиалы, сокращаются издержки,части компании переносится в другие города и страны. С увеличением скорости передачи и обработки информации ускоряется и пульс современного рынка, растет скорость проживания организациями жизненных циклов. Сегодня особое значение для долгой и успешной работы компании приобретает быстрота реакции в ответ на изменения рынка, гибкость, контролируемость и прозрачность в ходе трансформации.

Рынок информационных технологий традиционно поддерживает возникающие требования бизнеса и предоставляет широчайший спектр информационных систем для обеспечения руководства компаний удобными и эффективными инструментами сбора и анализа информации (например, анализ KPI, факторный анализ показателей, сценарный анализ, план-факт) необходимой для принятия точных управленческих решений. 

Самой распространенной практикой в небольших компаниях является использование таблиц Excel для подготовки бюджетов, бизнес-планов и  план-фактов отчетности. Такой метод работы достаточно гибок в использовании, легко адаптируется при изменении требований к отчетности, не требует вложений в ИТ-инфраструктуру и программное обеспечение. Но в случае средних и крупных компаний таблиц Excel оказывается недостаточно, и принимается решение об автоматизации процессов бюджетного управления и внедрении информационных систем EPM, имеющих следующие преимущества перед электронными таблицами: 

  • бюджетный процесс в системе более контролируемый и прозрачный, а сроки на подготовку и консолидацию бюджетов на порядок меньше;
  • при интеграции с различными учетными системами значительно сокращается трудоемкость подготовки отчетов об исполнении бюджетов;
  • топ-менеджмент получает всю необходимую информацию в виде всевозможных отчетов, графиков, таблиц, показателей с достоверной и актуальной на данный момент информацией;
  • контроль за исполнением бюджета осуществляется в кратчайшие сроки, влияние человеческого фактора минимизируется;
  • возможность создания целостной бюджетной модели с широким набором параметров, необходимых бизнесу для анализа, с автоматическим пересчетом модели при внесении изменений;
  • возможность моделировать различные сценарии бюджетов, дает топ-менеджменту инструменты для принятия оптимальных управленческих решений.

В сфере ИТ также высоки темпы изменений и новые технологии быстро становятся современным стандартом деятельности успешной компании. Сегодня все большее количество компаний использует облачные технологии в повседневной деятельности. Облачные EPM-системы в дополнение к перечисленным выше, помогают: 

  • избежать инвестиций в ИТ-инфраструктуру и снизить совокупную стоимость владения системой;
  • сократить время и трудозатраты необходимые при регулярных обновлениях локального программного обеспечения;
  • постоянно оставаться в авангарде технологий и быстрее внедрять инновации.

Осознав необходимость автоматизации бюджетного процесса, руководством компании формулируются критерии выбора EPM-системы из широкого списка представленных на рынке. 

Критерии эти относятся как к технологическим (единая база данных, гибкая настраиваемость и масштабируемость, интегрируемость с системами учета, многопользовательский режим работы, обеспечение безопасности и разграничение прав доступа), так и к функциональным (иерархическая организация статей бюджета, хранение значений в различных временных периодах для обеспечения различных режимов планирования и выполнения всестороннего анализа бюджета, контроль за исполнением бюджетного регламента) особенностям системы.

Не менее важны также стоимость приобретения и владения системой, потенциал развития и поддержки системы вендором, проектный и отраслевой опыт компании-интегратора.

И какую бы систему компания не выбрала, крайне важна организационная готовность самой компании к проекту: сформированная рабочая группа, мотивированная и ознакомленная с четкими целями и задачами проекта, наличие в компании «драйвера» проекта – куратора проекта внутри руководства. Именно готовность самой компании во многом определяет то, что внедрение информационной системы принесет ожидаемые результаты. 

В информационном пространстве интернета и в печатных изданиях постоянно появляются публикации, освещающие актуальные вопросы бюджетирования, и выбора информационных систем: обзоры систем от производителей, описания критериев оценки и рекомендации по выбору, истории успешных проектов. Для более глубокого понимания всех нюансов проекта и «примерки» его на себя компании-интеграторы проводят предпроектные исследования, предоставляют возможность сделать референтные визиты. Насыщенность рынка информацией и десятилетия проектного опыта интеграторов позволяют определенно говорить о том, что на данный момент у компаний есть все необходимое, чтобы составить четкое представление, какой именно должна быть автоматизированная система бюджетирования и как ее правильно выбирать, чтобы быть готовыми к будущим достижениям.