Проблемы, связанные с устаревшими EPM-системами

Для решения задач управления эффективностью бизнеса производителями программного обеспечения были разработаны системы т.н. класса EPM, от англ. Enterprise Performance Management– управление эффективностью предприятия). Чаще всего эти системы устанавливаются на серверах заказчика и фокусируются только на одной бизнес-функции, такой как, например, управление эффективностью деятельности предприятия в рамках финансов, планирование цепей поставок в рамках операций или управление эффективностью продаж. В результате они действуют как точечные решения, решая задачи планирования и эффективности только в пределах соответствующего департамента и без интеграции с другими подразделениями предприятия и их процессами. Хотя компании инвестировали значительные средства в эти дорогие решения, многие продолжают сталкиваться с недостаточной степенью принятия систем пользователями, длительными временными циклами планирования и недостоверными данными.

Кроме того, многие из традиционных систем EPM автоматизируют только периодические процессы планирования и бюджетирования, такие как ежегодное бюджетирование или ежемесячный прогноз спроса при управлении цепями поставок. Эти автоматизированные бизнес-процессы есть не что иное, как электронные таблицы, пересылаемые между участниками, которые используются исключительно конкретными отделами и специфичны для конкретной географической области.

Неприятным результатом этой распространенной проблемы является существенное количество часов, затраченных на работу с нулевой ценностью, включая ручной сбор данных, объединение электронных таблиц и других разрозненных документов, консолидацию и пояснение данных, проверку ошибок и, наконец, использование данных. Весь процесс целиком - это экономические потери, которые сродни налогам на каждую часть организации, и в совокупности это огромный организационный налог. Этот организационный налог  по сути своей есть упущенное рабочее время и ценность, бесполезные расходы и организационные потери, которые приводят к общему увеличению операционных расходов. Традиционные EPM-системы затормаживают процессы планирования, измерения и мониторинга эффективности работы организаций, и в конечном счете ведут к дополнительным затратам, сложности и разочарованиям для бизнеса.

Эти системы оставили множество незакрытых пробелов в бизнес-процессах. Пробелы не были заполнены, поэтому организации полагаются на электронные таблицы для компенсации технологического разрыва. Во многих организациях взаимодействие между подразделениями осуществляется в форме разрозненных электронных таблиц, которые создаются большим количеством отдельных сотрудников и рассылаются в различные департаменты и регионы.

При огромном объеме консолидируемых данных электронные таблицы часто усугубляют проблему слишком большого количества точек ввода данных, полей и определений для агрегации и консолидации. В некоторых случаях исходные данные из систем-источников и других электронных таблиц требуют множество манипуляций с данными, поскольку разрозненные бизнес-подразделения действуют исходя из собственного понимания рынка и используют разные допущения в своих моделях. Когда приходит время для агрегирования информации, зачастую трудно связать и согласовать противоречивые данные анализа, планы и результаты, что в итоге приводит к получению ошибочных и недостоверных данных. 

Подавляющее большинство организаций используют Microsoft Excel при решении бизнес-задач. По оценкам IDC, 86% компаний в США используют этот инструмент для стратегического бизнес-планирования и управления эффективностью. Однако, несмотря на гибкость, которую электронные таблицы предоставляют конечным пользователям, у них есть множество недостатков при согласованном групповом планировании и взаимодействии, некоторые из которых приведены ниже:

• Большинство электронных таблиц содержат ошибки. Электронные таблицы склонны к наличию ошибок по своей природе. Исследователи Дартмутского университета (faculty.tuck.dartmouth.edu/serp) выяснили, что 94% электронных таблиц содержат одну и более ошибку. Ошибки в моделях и исходных электронных таблицах могут привести к непредсказуемым результатам, что делает план совершенно бесполезным. Помимо прочего, выверка электронных таблиц на наличие ошибок - чрезвычайно сложный процесс.
• Таблицы не прозрачны. Формулы, которые ссылаются на несколько электронных таблиц, очень сложно понимать и редактировать. Крупномасштабные модели с большим количеством источников создают наибольшие затруднения в работе.
• Консолидация таблиц для получения значимых данных является довольно обременительным процессом.Объединение отдельных таблиц множества подразделений компании занимает много времени и является неэффективным. Даже если это стандартизованные электронные таблицы, предназначенные для отчетности, подразделения часто корректируют формулы и допущения. Согласованность допущений по всему предприятию является критичным для достижения желаемых результатов.
• Поиск правильной информации сложен и отнимает много времени.Исследование IDC2013 года «Высокая стоимость информационного роста» показало, что некоторые группы работников интеллектуального труда тратят 25-30% своего времени на поиск файлов и данных, которые создали они или их коллеги; зачастую они вообще не могут найти нужную информацию.
• Таблицы персонифицированы. Таблицы часто полезны только их создателю. Понимание и модификация чужих электронных таблиц занимает много времени и неэффективно. Если сотрудник находится в отпуске или покидает компанию, электронные таблицы, которые он создал, недостаточно понятны и, как правило, непригодны для использования.
• Совместная работа трудноосуществима. Принимать участие в совместной работе, изменять и оставлять обратную связь в электронных таблицах очень непросто. Электронная почта, MicrosoftSharePointи корпоративные сети не решают эту проблему из-за отсутствия управления версионностью и невозможности отслеживать историю изменений.
• Таблицы небезопасны. Планирование и управление эффективностью включает работу с данными компании о финансах, операциях, сотрудниках, поставщиках и заказчиках. Используя электронные таблицы, инструмент без шифрования, компания подвергает рискам эту чувствительную информацию. Отправленные по электронной почте, таблицы могут легко попасть неправильному адресату. Компании часто пытаются препятствовать этому строгими регламентами безопасности, но почти невозможно точно отследить куда могут уйти данные электронных таблиц.
• Таблицы не масштабируемы. Чтобы повысить эффективность, компании нуждаются в большой детализации представления данных и способности агрегировать и анализировать их по различным измерениям. Электронные таблицы не могут поддерживать требуемые объемы и многомерность данных, поэтому, как правило, все ограничивается пониманием на слишком высоком уровне для того, чтобы делать точные наблюдения и принимать решения, дающие нужный результат.

Все эти проблемы приводят к потерям времени, неэффективному использованию ресурсов и задержкам в создании отчетов. Microsoft Excel - это широко применяемый инструмент, который используется во всех компаниях, но он не был спроектирован для планирования  и управления эффективностью предприятий. Организациям, которые используют электронные таблицы, будет труднее максимизировать потенциал их сотрудников, данных и других ресурсов.

Источник: материал переведен из отчета компании IDC «Connecting Plans and Performance: It's a New Day for the Enterprise»

О компании IDC

International Data Corporation (IDC) является ведущим мировым поставщиком маркетинговой информации, консультационных услуг и мероприятий для рынков информационных технологий, телекоммуникаций и потребительских технологий. IDC помогает ИТ-специалистам, руководителям предприятий и инвестиционному сообществу принимать основанные на фактах решения о покупках технологий и бизнес-стратегии. Более 1100 аналитиков IDC предоставляют глобальную, региональную и локальную экспертизу по технологическим и промышленным возможностям и тенденциям в более чем 110 странах мира. Уже 50 лет IDC предоставляет стратегические идеи, чтобы помочь своим клиентам достичь своих ключевых бизнес-целей. IDCявляется дочерней компанией IDG, ведущей мировой компании в области технологий, исследований и мероприятий.