СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

СПб +7 (812) 677-56-90
МСК +7 (495) 647-50-46

13.07.2010

Бюджетирование: дистрибьютор выбрал систему

Для любого современного предприятия обеспечение идеальной работы системы бюджетирования является одной из первоочередных задач. О том, как данная задача может решаться в фармацевтической компании-дистрибьюторе, CNews рассказали начальник финансового отдела НПК "Катрен" Татьяна Протасова и руководитель проектов "Корус Консалтинг" Артѐм Алексеев.

CNews: Татьяна, не секрет, что в кризисный период многие предприятия заморозили внедрение новых систем. Это касается и систем автоматизации. Какие предпосылки привели к тому, что руководство НПК "Катрен" приняло решение о внедрении нового продукта?

Татьяна Протасова: Компания "Катрен" каждый год увеличивает выручку на несколько десятков процентов и, так же, растет доля рынка в России. Залогом дальнейшего развития нашего бизнеса является совершенствование ключевых бизнес-процессов. В частности, значительную роль в повышения эффективности управления играют процессы бюджетного управления. Используя бюджетирование в качестве инструмента управления бизнесом, руководство компании определяет стратегические цели, задачи на планируемый год и контролирует их исполнение, проводит анализ полученных результатов. Для того чтобы эти задачи решались эффективно, требовался инструмент поддержки процессов бюджетирования для формирования и согласования бюджетов, проведения анализа и подготовки управленческой отчетности.

CNews: По каким параметрам был выбран именно продукт компании Oracle (Oracle Hyperion Planning)? Чем он выгодно отличается от родственных решений, представленных на рынке? Каким образом выбирался интегратор? Проводился ли тендер? Почему предпочтение было в результате отдано компании "Корус Консалтинг"?

Татьяна Протасова: При проведении тендера руководители и специалисты НПК "Катрен" предъявили особые требования к функциональности программной платформы для бюджетного управления. Одним из важных требований была автоматизация регламента сбора и согласования бюджетов. В компании используется матричная структура управления, поэтому плановые показатели должны пройти утверждение у нескольких функциональных и операционных руководителей.

Как правило, формируется несколько версий бюджетов, прежде чем бюджет утверждается руководством. При этом сроки сбора бюджетных показателей жестко ограничены. Поэтому решение должно было обеспечить как поддержку комплексного регламента бюджетирования, так и необходимый уровень производительности для нескольких сотен пользователей.

Другим важным требованием для нас являлось наличие функциональности для анализа данных руководителями и специалистами всех уровней в разрезе различных аспектов бизнеса. Поэтому одним из ключевых критериев выбора программного продукта также являлся развитый аналитический инструментарий. После сравнения возможностей различных платформ, в том числе Hyperion, SAP, Cognos, "1C Консолидация" и других, руководство и специалисты НПК "Катрен" пришли к выводу, что предложенное "Корус Консалтинг" решение на базе Hyperion наиболее полно удовлетворяет потребностям компании "Катрен".

CNews: Артѐм, насколько известно CNews, внедрение было проведено за очень краткий срок, 96 рабочих дней. Какие трудности были связаны с таким ограничением по времени? Как осуществлялась работа?

Артѐм Алексеев: Ограничения по времени были связаны с необходимостью ввести систему в промышленную эксплуатацию до начала бюджетной кампании в октябре 2009 года. К этому моменту система должна была быть разработана и оттестирована. Так как проектные работы начались в мае 2009 года, на выполнение проекта оставалось примерно 4 месяца. Для большинства проектов внедрения систем бюджетирования на крупном предприятии такие сроки можно охарактеризовать как довольно агрессивные. Но в случае с компанией "Катрен" уложиться в сроки удалось по нескольким причинам и, прежде всего, это активная поддержка проекта на всех уровнях компании. Все сотрудники от топ- менеджмента до рядовых специалистов финансового отдела понимали необходимость в проекте и ответственно работали над его реализацией. Во-вторых, это готовность компании к внедрению промышленной системы бюджетирования. На момент начала проекта основа процесса годового бюджетирования уже была выстроена, а его изменения в ходе проекта носили преимущественно оптимизационный характер.

CNews: Как формировалась команда и принимались решения в ходе проекта, возникали ли сложные ситуации?

Артѐм Алексеев: Команда проекта была сформирована из специалистов финансового и ИТ отделов НПК "Катрен" и департамента методологии и автоматизации бюджетного управления "Корус Консалтинг". Ключевые решения, связанные с какими- либо изменениями бюджетной модели, отчетных форм или регламента, принимались начальником финансового отдела НПК "Катрен" в обсуждении с консультантами "Корус Консалтинг". Процесс принятия решений был простым и быстрым, что, безусловно, позитивно сказалось на выполнении сроков проекта.

CNews: НПК "Катрен" работает на фармацевтическом рынке России. Какие факторы были принципиально важны для компании при внедрении подобной системы? Какая специфика ее деятельности учитывалась при реализации проекта?

Татьяна Протасова: Для рынка дистрибуции лекарственных средств характерен высокий уровень конкуренции. Ключевыми факторами в этой борьбе являются способность компании предоставлять нужный уровень сервиса своим клиентам и умение управлять затратами. Отталкиваясь от этих приоритетов, специалистами компании была выстроена методология бюджетного управления, которая позволяет устанавливать ясные цели, эффективно распределять инвестиционный бюджет, контролировать и минимизировать операционные издержки. Собственно, задача внедрения системы бюджетирования состояла именно в том, чтобы реализовать идеи, заложенные в методологию бюджетного управления компании НПК "Катрен".

С вводом в эксплуатацию информационной системы бюджетного управления, стало возможным увеличить число итераций в процессе согласования бюджетных показателей в соответствии с матричной структурой управления, принятой в НПК "Катрен", а также повышение оперативности получения и обмена информацией. Благодаря ИС бюджетного управления, сняты некоторые ограничения в части анализа и контроля исполнения показателей широким кругом менеджеров компании, работающих в 28 филиалах по всей России.

CNews: Внедрение осуществлялось только в головном офисе компании или же охватывало всю территориально-распределенную систему предприятия (28 филиалов и 35 представительств в различных регионах РФ)?Если так, то какие проблемы возникали в этой связи и как они были преодолены?

Татьяна Протасова: Внедрение осуществлялось в головном офисе компании в городе Новосибирске. На этапе опытной эксплуатации прототип системы тестировался с активным участием омского филиала компании.

Переход в промышленную эксплуатацию охватил уже все российские подразделения компании. Поскольку это был далеко не первый проект для отдела ИТ компании в условиях распределенной инфраструктуры сети, то мы не сталкивались с какими-либо техническими трудностями при его реализации.

CNews: Потребовало ли внедрение решения инфраструктурной перестройки? Как организована интеграция с уже существующими системами компании?

Татьяна Протасова: Компания "Катрен" представлена филиалами по всей России, у ряда из которых затруднен доступ к корпоративной сети. Перед проектной командой стояла непростая задача обеспечения эффективной работы удаленных пользователей. Эту задачу удалось решить без модернизации существующей сетевой инфраструктуры, с использованием специальных возможностей Oracle Hyperion Planning. Программный продукт имеет режим, позволяющий существенно снижать нагрузку на сеть и в том числе работать без подключения к центральному серверу.

CNews: Как проходил процесс запуска системы в промышленную эксплуатацию?

Артѐм Алексеев: Началу полномасштабной промышленной эксплуатации предшествовало несколько этапов испытаний. Каждый последующий этап охватывал все большее количество пользователей из различных филиалов. Последний этап был максимально приближен к промышленной эксплуатации: в системе одновременно около 50 человек выполняли свои регламентные операции. В результате этого процесса был собран и согласован бюджет нескольких наиболее сложных организационных единиц. В ходе испытаний также было произведено нагрузочное, интеграционное и полное функциональное тестирование системы. Испытания проводились в течение полутора месяцев.

CNews: Какие бизнес-процессы были модернизированы в результате внедрения?

Татьяна Протасова: Оптимизация коснулась, прежде всего, процесса подготовки бюджета, т.е. процессов актуализации стратегического плана, определения задач на планируемый год, сбора и согласования бюджетных данных по филиалам и функциональным подразделениям, формирования и утверждения бюджета по компании в целом. В рамках проекта специалистами "Корус Консалтинг" была реализована модель стратегического планирования с использованием возможностей Oracle Hyperion Planning, что позволило формализовать и автоматизировать связи между годовой и стратегической моделью планирования.

CNews: Расскажите, пожалуйста, о результатах внедрения. Какие преимущества получило НПК "Катрен" после перехода на новую систему? Что нужно для успешного внедрения системы автоматизации бюджетного управления?

Татьяна Протасова: Сейчас, по прошествии почти года с начала использования системы, можно с уверенностью говорить о достижении определенных положительных результатов. Первым и самым важным из них является появление единой, охватывающей все уровни организационной структуры компании и горизонтов планирования, системы бюджетного управления. Для компании это значит более высокое качество прогнозов, бюджетов и планов, более оперативный и скоординированный бюджетный процесс. Для участников процесса – понятные им алгоритмы и методики планирования и, как следствие, финансовые данные, которым они могут доверять и использовать в своей повседневной деятельности.

Внедрение системы бюджетирования стало закономерным шагом развития, направленным на повышение операционной эффективности и прозрачности финансового управления. Успешность же обеспечила всесторонняя поддержка проекта руководством компании, правильный выбор программного продукта, высокая экспертиза и слаженная работа участников проектной команды.

Источник: CNews